Tilausajon tarjouspyyntö on ensimmäinen askel onnistuneeseen ryhmämatkaan. Kun kuljetusyritys saa heti olennaiset tiedot, tarjous on helpompi laatia ja eri vaihtoehtoja voi verrata keskenään. Kaikkien yksityiskohtien ei tarvitse olla lopullisia, mutta epävarmuudet kannattaa mainita avoimesti.
Aloita reitistä ja täsmällisistä osoitteista
Ilmoita lähtöpaikka, määränpää ja mahdolliset välipysähdykset. Pelkkä kaupunki ei aina riitä: hotellin, koulun tai tapahtumapaikan tarkka osoite auttaa arvioimaan reitin ja ajoneuvon pääsyn perille.
Jos mukana on useita noutopisteitä, kerro ne alustavassa järjestyksessä. Liikennöitsijä voi ehdottaa tarkoituksenmukaisempaa reittiä, jos ajomatka tai pysäkkien turvallisuus sitä edellyttää.
Kerro matkan tyyppi ja tärkeät kellonajat
Onko kyseessä yhdensuuntainen kuljetus, meno–paluu, monipysäkkinen reitti vai monipäiväinen matka? Merkitse matkapäivä, toivottu lähtöaika ja tarvittava saapumisaika. Paluumatkasta ilmoita lähtöpaikka sekä aika, jolloin ryhmä on valmis lähtemään.
Jos tapahtuman aikataulu on alustava, anna realistinen aikaikkuna. Merkitse, milloin lopulliset kellonajat vahvistetaan. Näin kuljetusyritys osaa arvioida odotusajan, kuljettajan työvuoron ja mahdolliset lisäkulut.
Matkustajat ja tavarat määrittävät kaluston
Ilmoita arvio matkustajamäärästä ja kerro, voiko lukumäärä vielä muuttua. Suuret matkalaukut, sukset, lastenrattaat tai urheiluvälineet voivat edellyttää tavallista enemmän kuormatilaa. Istuinpaikkojen lukumäärä ei yksin ratkaise, mikä bussi sopii matkalle.
Tutustu tarvittaessa pikkubussin ja linja-auton vertailuun ennen tarjouspyynnön viimeistelyä.
Erityistarpeet pitää kuvata käytännöllisesti
Kerro esteettömästä noususta, pyörätuolipaikasta, tavaratilasta tai muista kuljetuksen kannalta olennaisista vaatimuksista. Matkustajien yksityisiä terveystietoja ei tarvitse lähettää tarpeettomasti.
Jos ryhmässä on pyörätuolia käyttäviä matkustajia, tarkista sopiva ajoneuvo, kiinnitysratkaisut ja avustamiseen liittyvät käytännöt. Esteettömän tilausajon oppaasta löydät tarkemman muistilistan.
Pyydä vertailukelpoiset kokonaishinnat
Tarkista, kuuluvatko tarjoukseen kaikki sovitut siirtymät, odotus, pysäköinti, mahdolliset laivakulut ja lisäpysähdykset. Samannäköiset lähtöhinnat voivat sisältää erilaisia palveluja.
Jos harkitset useita toteutustapoja, pyydä tarjoukset eriteltyinä esimerkiksi yhdelle meno–paluu-matkalle ja vaihtoehdolle, jossa auto jää odottamaan. Kysy kirjallisesti myös aikataulumuutosten vaikutuksesta.
Tarjouspyynnön tarkistuslista
- Lähtö- ja määränpää osoitteineen
- Päivämäärä, lähtö ja perille saapumisen tavoiteaika
- Paluukuljetuksen tarve ja aikataulu
- Matkustajamäärä sekä arvio sen vaihtelusta
- Matkatavarat ja suurikokoiset varusteet
- Esteettömyys- ja erityiset kalustotarpeet
- Mahdolliset välipysähdykset ja odotusajat
- Tarjouksen sisältö, muutosehdot ja yhteyshenkilö
Kun tiedot ovat koossa, voit kuvata matkan selkeästi yhdessä tarjouspyynnössä. Jos yksityiskohdat muuttuvat, ilmoita niistä liikennöitsijälle ennen lopullista vahvistusta.
Milloin tarjous muuttuu varaukseksi?
Tarjouspyynnön lähettäminen ei yksin tarkoita vahvistettua tilausta. Kuljetussopimus syntyy sovellettavien ehtojen mukaisesti valitun liikennöitsijän kanssa. Tarkista hyväksymisen tapa, mahdollinen varausmaksu ja peruutus- sekä muutosehdot.
Lisätietoja löydät tilausajon peruutusehdoista. BusChoice välittää tarjouspyyntöjä, mutta ei itse liikennöi eikä vastaanota kuljetuksen maksua.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko pyytää tarjousta ennen kuin matkustajamäärä on varma?
Kyllä. Ilmoita realistinen arvio ja kerro, milloin lopullinen määrä varmistuu.
Tarvitaanko kaikkien pysähdysten osoitteet?
Tiedossa olevat pysähdykset kannattaa merkitä. Lisäpysähdykset voivat muuttaa ajoaikaa ja hintaa.
Sitooko tarjouspyyntö varaamaan bussin?
Ei sellaisenaan. Kuljetus vahvistetaan erikseen valitun liikennöitsijän kanssa.
Pyydä kuljetustarjouksia
Kun matkasi reitti, ajankohdat ja matkustajamäärä ovat selvillä, siirry BusChoicen tarjouspyyntösivulle. Palvelu on asiakkaalle maksuton. BusChoice välittää tarjouspyyntöjä itsenäisille kuljetusyrityksille; kuljetussopimus ja maksaminen sovitaan suoraan valitun liikennöitsijän kanssa.