Tilausajo ulkomaille Suomesta voi yhdistää ryhmän matkan esimerkiksi Ruotsiin, Baltiaan tai muualle Eurooppaan yhdeksi suunnitelluksi kokonaisuudeksi. Kansainvälinen bussimatka poikkeaa kotimaan tilausajosta: reittiin saattaa kuulua laivayhteyksiä, yöpymisiä, eri maiden liikennesääntöjä ja kuljetusyritystä koskevia kansainvälisiä lupa-asiakirjoja.
Määrittele ensin maat, reitti ja koko matkaketju
Kerro tarjouspyynnössä lähtöpaikka Suomessa, kaikki ulkomaiset kohteet ja se, palaako sama ryhmä samalla bussilla takaisin. Esimerkiksi laivayhteys, satamaan saapumisaika ja ajoneuvon siirtyminen toiselle puolelle merta voivat olla olennaisia kustannus- ja aikataulutekijöitä.
Jos ryhmä matkustaa osan matkasta ilman bussia, erottele laivamatka ja maantiekuljetukset toisistaan. Pyydä aina vahvistus siitä, sisältyvätkö laiva- ja mahdolliset majoituskustannukset tarjoukseen vai varataanko ne erikseen.
Kuka vastaa kansainvälisistä kuljetusluvista?
Kuljetusyritys vastaa sovellettavan kansainvälisen henkilöliikenteen lupavaatimusten täyttämisestä. Suomessa Traficom ohjeistaa, että EU:n alueella kansainvälisessä satunnaisessa bussiliikenteessä tarvitaan toiminnasta riippuen henkilöliikenneluvan lisäksi EU-kuljetuskirjavihko. EU:n ulkopuolisiin maihin voi liittyä muita asiakirjavaatimuksia.
Matkan tilaajan kannattaa kysyä, voiko tarjoaja toteuttaa juuri suunnitellun kansainvälisen reitin. Kaikilla kotimaan tilausajoja tarjoavilla yrityksillä ei välttämättä ole samaa ulkomaanliikenteen kalustoa tai palvelualuetta.
Pysyvätkö samat kuljetusehdot koko Euroopassa?
Eivät välttämättä. Matkan eri osuuksilla voi olla maakohtaisia liikenne-, maksu- tai ajoneuvovaatimuksia. Rajan ylittävässä kuljetuksessa mahdolliset tietullit, kaupunkien ajoneuvorajoitukset sekä satama- ja pysäköintikulut on selvitettävä reitin perusteella.
Euroopan komissio selostaa kansainvälisten linja-autopalvelujen yleisiä sääntöjä. Tarkka sääntely riippuu siitä, onko kyse satunnaisesta ryhmäkuljetuksesta, reittiliikenteestä vai muunlaisesta palvelusta.
Kuljettajan lepoajat rajoittavat pitkää päiväohjelmaa
Pitkällä matkalla ryhmä ei voi määrätä, että sama kuljettaja jatkaa ajamista rajattomasti. Päivittäisen ajoajan, taukojen ja lepojen suunnittelu kuuluu kuljetusyritykselle. Jos aikataulu on kiireinen, voidaan tarvita toinen kuljettaja tai yön yli kestävä pysähdys.
Lähetä liikennöitsijälle alustava päiväkohtainen ohjelma kokonaisuudessaan. Pelkkä meno- ja paluuosoite ei riitä pitkän ulkomaanmatkan toteutettavuuden arviointiin.
Matkustusasiakirjat ja ryhmän oma vastuu
Matkustajien tulee itse selvittää matkustusasiakirjoihin, mahdollisiin viisumeihin, alaikäisten suostumuksiin ja vakuutusturvaan liittyvät kysymykset lähtö- ja kohdemaan mukaan. Kuljetusyrityksen lupa-asiakirjat eivät korvaa matkustajien henkilökohtaisia asiakirjoja.
Älä rakenna suunnitelmaa oletukselle, että kaikki rajat tai laivasiirtymät toimivat samalla tavalla. Tarkista ajantasaiset viranomais- ja laivayhtiöohjeet lähempänä lähtöä.
Tarjouspyynnön muistilista ulkomaan tilausajolle
- Lähtömaa, kohdemaat, kaupungit ja päivämäärät
- Laivaosuudet sekä niiden varausvastuut
- Koko ryhmän henkilömäärä ja matkatavarat
- Päiväkohtaiset siirtymät, hotellit ja tauot
- Toiveet samasta bussista ja mahdollisesta lisäkuljettajasta
- Tietullit, pysäköinti, kuljettajan majoitus ja lisämaksut
- Kansainvälisen reitin toteutukseen soveltuva kalusto ja luvat
Jos matka jatkuu useita päiviä, monipäiväisten kiertomatkojen opas auttaa suunnittelemaan ohjelman rytmiä. Ulkomaanmatkan mahdolliset erityisvaatimukset on silti tarkistettava erikseen.
Milloin tarjous kannattaa pyytää?
Kun kohteet, ajankohdat ja ryhmän koko ovat alustavasti tiedossa. Monimutkaisten reittien aikataulu ja hinnan rakenne selviävät paremmin, jos annat kuljetusyritykselle mahdollisuuden arvioida toteutettavuuden ennen kuin varaat ohjelman kaikki yksityiskohdat.
Esimerkki: ryhmän bussimatka Suomesta Ruotsiin
Suomesta lähtevä ryhmä voi suunnitella matkan, jossa bussi ajaa satamaan, siirtyy laivalla toiseen maahan ja jatkaa siellä ohjelman mukaisesti. Tällöin aikatauluun vaikuttavat laivan lähtöajat, lähtöselvitys, mahdollinen odotus satamassa ja ajoneuvon maihinnousu. Jos matkustajat menevät laivalle ilman bussia, kuljetusjärjestely muuttuu: perillä tarvitaan toinen sovittu ajoneuvo tai muu jatkokuljetus.
Kummassakin vaihtoehdossa ryhmän kannattaa vahvistaa, kuka vastaa matkatavaroista vaihtojen aikana ja miten mahdollinen laivavuoron muutos vaikuttaa seuraaviin kuljetuksiin. Kuljetusyritys voi arvioida vain niitä osuuksia, jotka on selkeästi kerrottu tarjouspyynnössä.
Vertaa koko kansainvälisen matkaketjun sisältöä
Yksi liikennöitsijä voi tarjota hintaa, johon sisältyvät kuljettajan majoitus, tullit tai tietullit sekä laivasiirtymä, kun taas toinen hinnoittelee osan näistä erikseen. Vertaile tarjouksia samalla reitillä ja samoilla kustannuserillä. Varmista myös, mistä maasta matkan mahdolliset arvonlisävero- ja laskutuskysymykset määräytyvät. Näiden ratkaiseminen kuuluu soveltuvin osin palvelun tarjoajalle ja tarvittaessa kirjanpidon asiantuntijalle.
Reitin hyvä kuvaus ei tee lupavaatimuksista tarpeettomia. Kansainvälinen tilausajo kannattaa hyväksyä vasta, kun liikennöitsijä on vahvistanut juuri kyseisen matkan toteutettavuuden ja tarvittavat järjestelyt.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko suomalainen tilausbussi viedä ryhmän Ruotsiin tai Viroon?
Se voi olla mahdollista, kun sopiva liikennöitsijä, tarvittavat lupa-asiakirjat ja matkan laivajärjestelyt ovat kunnossa.
Sisältyvätkö laivaliput automaattisesti kuljetustarjoukseen?
Eivät automaattisesti. Vahvista erikseen, kuka varaa ja maksaa matkustajien ja bussin laivapaikat.
Tarvitaanko kansainväliseen bussimatkaan erityisiä lupia?
Kuljetusyrityksen tarvitsemat asiakirjat riippuvat reitistä ja kuljetuksen luonteesta. Tarkista tarjoajan valmius kyseiseen matkaan.
Pyydä ryhmäkuljetuksen tarjous
Kun reitti, matkustajamäärä ja aikataulutoiveet ovat selvillä, voit siirtyä BusChoicen tarjouspyyntösivulle. BusChoice toimii välittäjänä: kuljetuksen toteuttaa ja maksusta sopii asiakkaan kanssa valittu itsenäinen liikennöitsijä. Tarjouspyyntö ei yksin merkitse vahvistettua varausta.