Festivaalikuljetus bussilla on käytännöllinen vaihtoehto, kun ystäväporukka, yhdistys tai muu ryhmä lähtee konserttiin, musiikkifestivaalille tai suureen yleisötapahtumaan. Tapahtumakuljetuksessa ratkaisevat erityisesti saapumisjärjestelyt ja paluumatkan onnistuminen: tuhannet vieraat voivat poistua alueelta samaan aikaan, eikä bussi välttämättä pääse tapahtumaportin viereen.
Miksi konserttiin kannattaa järjestää yhteiskuljetus?
Yksi yhteinen kuljetus vähentää erillisten autojen, parkkipaikkojen ja paluukyytien sopimista. Jokainen matkustaja tietää, mistä bussi lähtee ja minne se palaa. Yhteiskuljetuksesta voi olla hyötyä myös silloin, kun julkisen liikenteen viimeiset vuorot eivät sovi tapahtuman päättymisaikaan.
Kuljetus ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita, että tapahtuman järjestäjällä on varattu paikka tilausbussille. Sovi erikseen tapahtuma-alueen pysäköinti- ja noutojärjestelyistä.
Tarkista tapahtuma-alueen bussien jättö- ja noutopaikat
Monilla suurilla tapahtumilla on omat liikennejärjestelyt, saattoliikenteen rajoitukset ja jalankulun ohjaus. Tarkista tapahtumajärjestäjän ajantasaiset saapumisohjeet ennen kuin annat lähtö- tai nouto-osoitetta liikennöitsijälle.
Kysy, voiko tilausbussi käyttää ryhmien jättöaluetta, tarvitaanko etukäteen varattua pysäköintiä ja missä matkustajien on turvallista kokoontua. Pysähdyspaikan on sovelluttava myös bussin mittoihin.
Paluukuljetus on suunnitelman tärkein osa
Konsertti voi päättyä ennakoitua myöhemmin esimerkiksi lisänumeron, säätilanteen tai järjestelymuutoksen vuoksi. Määrittele siksi sekä tavoiteltu paluulähtö että käytäntö, jolla lähtö vahvistetaan ryhmälle.
Jos osallistujat aikovat lähteä tapahtumasta eri aikaan, selvitä, riittääkö yksi yhteinen paluulähtö vai tarvitaanko kaksi erillistä kuljetusta. Molempien vaihtoehtojen kustannukset pitää pyytää mukaan tarjoukseen.
Valitse selkeä ja tunnistettava kokoontumispaikka
Pelkkä ohje ’bussi odottaa parkkipaikalla’ ei riitä suuressa tapahtumassa. Valitse mahdollisuuksien mukaan osoitteella ja maamerkillä määriteltävä kohta. Lähetä ryhmälle karttalinkki ja kirjallinen ohje ennen lähtöä.
Nimeä yksi ryhmän vastuuhenkilö, joka pitää yhteyttä kuljettajaan ja ilmoittaa osallistujille mahdollisista muutoksista. Tee myös suunnitelma sille, miten toimitaan, jos joku myöhästyy kokoontumisesta.
Mitä festivaalikuljetuksen tarjouspyyntöön kirjoitetaan?
- Tapahtuman nimi, päivämäärä ja tarkka sijainti
- Lähtökaupunki ja toivotut noutopisteet
- Matkustajamäärä ja mahdolliset erityistarpeet
- Arvioitu tapahtuman päättymis- ja paluulähtöaika
- Tapahtuman ilmoittamat bussien liikennejärjestelyt
- Odotuksen, lisälähtöjen ja muutosten ehdot
Jos ryhmä tulee useasta kaupungista, yksi yhteinen noutopaikka voi olla yksinkertaisempi kuin monta pikkupysäkkiä. Valitse ratkaisu, joka pitää aikataulun ja matka-ajan kohtuullisina.
Miten sää, ruuhkat ja aikataulumuutokset huomioidaan?
Ulkoilmatapahtumissa sää voi vaikuttaa kulkureitteihin ja poistumiseen, vaikka itse tapahtuma toteutuisikin normaalisti. Varaa joustoa erityisesti paluuta varten ja sovi, miten ryhmä saa viestin, jos noutopaikka vaihtuu.
Tämä opas käsittelee tapahtuman kuljetuslogistiikkaa. Jos haluat vertailla autojen kokoa, katso erillinen bussin vuokrausopas.
Esimerkki: konserttiryhmän kuljetuspäivä
Ajatellaan yhdistyksen konserttimatkaa, jossa osallistujat lähtevät yhteiseltä kokoontumispaikalta iltapäivällä. Aikatauluun kirjataan ensin tilaisuuden alkamis- ja arvioitu päättymisaika. Sen jälkeen sovitaan, milloin ryhmän pitää olla perillä, missä bussi jättää matkustajat ja kuinka pitkä kävelymatka portille on. Paluuta varten valitaan erillinen noutopaikka ja annetaan ryhmälle selkeä kokoontumisaika. Jos konserttiohjelma muuttuu, vastuuhenkilö ottaa yhteyttä liikennöitsijään sopimuksen mukaisesti.
Tällainen yksinkertainen malli auttaa löytämään suunnitelman heikot kohdat ennen varausta. Onko paluukävely turvallinen? Onko yöaikainen noutopaikka helppo tunnistaa? Ja tietääkö jokainen osallistuja, ettei kuljettajaa pidä pyytää vaihtamaan reittiä ilman vastuuhenkilön hyväksyntää?
Miten kuljetusbudjetti sovitaan osallistujien kesken?
Ryhmäkuljetuksen kokonaishintaa kannattaa verrata sen todelliseen käyttöön. Päätä etukäteen, jaetaanko kuljetuskustannus kaikkien ilmoittautuneiden vai vain toteutuneiden matkustajien kesken. Kerro osallistujille, onko heidän ilmoittautumisensa sitova ja mitä tapahtuu, jos joku peruu osallistumisensa. Tämä ryhmän sisäinen sopiminen on erillinen asia kuin kuljetusyrityksen peruutusehdot.
Jos tapahtumaan liittyy pääsylippuja tai muita palveluja, ne eivät kuulu kuljetussopimukseen ilman erillistä vahvistusta. Näin ryhmä voi vertailla matkan todellista kustannusta eikä pelkkää bussin tarjoushintaa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko festivaalibussi odottaa koko konsertin ajan?
Mahdollisesti, mutta odottamisesta ja pysäköinnistä on sovittava erikseen kuljetusyrityksen kanssa.
Mitä jos tapahtuma päättyy myöhemmin kuin ilmoitettu?
Lisäodotus ja lähtöajan siirtäminen riippuvat sopimuksesta sekä kuljettajan ja ajoneuvon käytettävyydestä.
Voiko sama bussi noutaa ryhmän usealta paikkakunnalta?
Kyllä, jos reitti ja aikataulu voidaan toteuttaa järkevästi ja pysähdykset sisältyvät tarjoukseen.
Pyydä ryhmäkuljetuksen tarjous
Kun reitti, matkustajamäärä ja aikataulutoiveet ovat selvillä, voit siirtyä BusChoicen tarjouspyyntösivulle. BusChoice toimii välittäjänä: kuljetuksen toteuttaa ja maksusta sopii asiakkaan kanssa valittu itsenäinen liikennöitsijä. Tarjouspyyntö ei yksin merkitse vahvistettua varausta.